Datenschutzerklärung Celuvantorio
Wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Reisekosten- und Belegmanagement verarbeiten, schützen und welche Rechte du dabei hast.
Einleitung und Geltungsbereich
Datenschutz bedeutet vereinfacht gesagt, dass wir sehr bewusst damit umgehen, welche Informationen wir über dich speichern und wofür wir sie verwenden. Gerade im Bereich von Reisekosten und Finanzdokumenten können sensible Details sichtbar werden, etwa Reiserouten, Aufenthaltsorte und Ausgaben. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir dir transparent erklären, welche Daten wir verarbeiten, auf welcher rechtlichen Grundlage das geschieht und welche Rechte du dabei hast. So kannst du nachvollziehen, was mit deinen Informationen passiert, wenn du Celuvantorio nutzt oder unsere Website besuchst.
Wir richten uns nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und den in Deutschland geltenden Datenschutzgesetzen. Das bedeutet unter anderem, dass wir nur so viele personenbezogene Daten verarbeiten, wie für klar benannte Zwecke erforderlich sind, und sie durch technische sowie organisatorische Maßnahmen schützen. Zudem hast du umfangreiche Rechte, etwa auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung deiner Daten. In den folgenden Abschnitten findest du eine strukturierte Übersicht über die wichtigsten Punkte, damit du nicht lange suchen musst.
Welche Daten wir erheben
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn du unsere Website besuchst, dich für unsere Webanwendung registrierst oder sie im Rahmen von Reisekostenprozessen nutzt. Dazu zählen Informationen, die du aktiv eingibst, Daten aus übermittelten Belegen sowie automatisch anfallende technische Nutzungsdaten. Wir achten darauf, dass jede Verarbeitung einen klaren Zweck und eine rechtliche Grundlage nach DSGVO hat. Im Folgenden erläutern wir, welche Datenkategorien betroffen sind und wofür wir sie einsetzen.
Direkt von dir bereitgestellte Daten
- Kontaktdaten wie Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Unternehmenszugehörigkeit, die du bei Anfragen angibst.
- Zugangsdaten wie Benutzername und ein von dir gewähltes Passwort, das wir nur in verschlüsselter Form speichern.
- Inhalte von Reisekostenbelegen, die du hochlädst oder weiterleitest, einschließlich Beträgen, Datum, Ort und gegebenenfalls sichtbaren Zahlungsinformationen.
- Organisatorische Angaben wie Kostenstellen, Projekte, Teams oder Genehmigungswege, soweit sie in der Webanwendung abgebildet werden.
- Kommunikationsinhalte aus Supportanfragen, Feedback oder Rückmeldungen zu Funktionen, die du uns aktiv übermittelst.
Automatisch erfasste Informationen
- Technische Protokolldaten wie IP-Adresse in gekürzter Form, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie aufgerufene Seiten.
- Informationen zu Gerätetyp, Betriebssystem und verwendeter Browserversion, um Darstellungsprobleme zu erkennen.
- Session-Identifikatoren, die erforderlich sind, um dich während einer Sitzung sicher angemeldet zu halten.
- Einstellungen wie bevorzugte Sprache oder gewählte Ansichten, soweit du sie in der Webanwendung speicherst.
- Aggregierte Nutzungsdaten über Interaktionen mit Funktionen, etwa aufgerufene Menüs oder verwendete Filter.
Wie wir Daten verwenden
Wir nutzen personenbezogene Daten, um dir unsere Website und Webanwendung zur Verfügung zu stellen, Reisekostenprozesse abzubilden und mit dir zu kommunizieren. Außerdem helfen uns bestimmte Daten dabei, Sicherheit zu gewährleisten, gesetzliche Pflichten zu erfüllen und unser Angebot weiterzuentwickeln. Jede Nutzung erfolgt auf Basis einer Rechtsgrundlage nach DSGVO, zum Beispiel Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse, rechtliche Verpflichtung oder Einwilligung. Nachfolgend beschreiben wir typische Zwecke, für die wir Daten verarbeiten.
- Bereitstellung und Betrieb der Webanwendung, einschließlich Registrierung, Anmeldung und Verwaltung von Benutzerkonten.
- Abbildung von Reisekostenprozessen, etwa Erfassung von Belegen, Genehmigungen und Abrechnungen im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit.
- Kommunikation mit dir zu Supportanfragen, Produktinformationen oder Änderungen an Funktionen und Richtlinien.
- Sicherstellung von Stabilität, Sicherheit und Missbrauchsprävention, zum Beispiel durch Protokollierung technischer Ereignisse.
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere im Zusammenhang mit Aufbewahrungsfristen und Nachweispflichten für Finanzunterlagen.
- Analyse der Nutzung unserer Angebote in anonymisierter oder pseudonymisierter Form, um Funktionen verständlicher und effizienter zu gestalten.
- Dokumentation von Einwilligungen, Widerrufen und Einstellungen, um deinen Entscheidungen rund um Datenschutz und Kommunikation gerecht zu werden.
Unser Versprechen: Wir behandeln personenbezogene Daten, insbesondere im sensiblen Kontext von Reisekosten und Finanzdokumenten, mit besonderer Sorgfalt. Dazu gehören klare Zugriffsrechte, nachvollziehbare Prozesse und technische Schutzmaßnahmen nach anerkannten Standards. Unser Ziel ist, nur die Daten zu verarbeiten, die wir für einen sicheren und nachvollziehbaren Reisekostenprozess wirklich benötigen. Wo immer möglich, arbeiten wir mit datensparenden Voreinstellungen und prüfen regelmäßig, ob Speicherfristen und Zwecke noch angemessen sind.
Weitergabe von Daten
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung, zur Nutzung der Webanwendung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder auf Basis einer Einwilligung erforderlich ist. Dazu zählen etwa beauftragte Dienstleistende für Hosting, Support oder E-Mail-Versand, die wir sorgfältig auswählen und vertraglich auf Datenschutz verpflichten. Eine Weitergabe zu eigenen Zwecken Dritter, etwa für Werbung, erfolgt nicht ohne ausdrückliche, informierte Einwilligung. Zudem können wir verpflichtet sein, Daten an Behörden zu übermitteln, wenn eine entsprechende rechtliche Grundlage besteht.
Einsatz von Dienstleistenden
Für Betrieb, Weiterentwicklung und Support unserer Website und Webanwendung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleistende ein. Dazu zählen zum Beispiel Hosting-Anbieter, E-Mail- und Kommunikationsdienste oder spezialisierte IT-Unternehmen. Diese Dienstleistenden verarbeiten personenbezogene Daten nur nach unserer Weisung und auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung. Wir prüfen regelmäßig, ob vereinbarte Schutzmaßnahmen eingehalten werden, und wählen unsere Partner auch nach deren Umgang mit Datenschutz aus.
Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Pflichten
In einigen Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, bestimmte Daten zu verarbeiten oder aufzubewahren. Dazu gehören insbesondere handels- und steuerrechtliche Vorschriften, die eine geordnete Dokumentation von Finanzunterlagen verlangen. Außerdem können wir verpflichtet sein, auf behördliche Anfragen zu reagieren oder gesetzliche Auskunftspflichten zu erfüllen. In solchen Fällen beschränken wir die Verarbeitung auf das erforderliche Maß und prüfen die rechtliche Grundlage sorgfältig.
Anonymisierte Nutzungsstatistiken
Für die Verbesserung unserer Website und Webanwendung erstellen wir teilweise anonymisierte oder pseudonymisierte Statistiken. Dabei achten wir darauf, dass diese Auswertungen keinen Rückschluss auf konkrete Personen zulassen. Solche Daten helfen uns zu verstehen, welche Bereiche häufig genutzt werden, wo Nutzende aussteigen und welche Funktionen wir weiterentwickeln sollten. Die Auswertung erfolgt nach anerkannten datenschutzrechtlichen Maßstäben.
Deine Rechte nach Datenschutzrecht
Als betroffene Person hast du umfangreiche Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten. Dazu gehören insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Wenn du uns eine Einwilligung erteilt hast, kannst du sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem steht dir das Recht zu, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass wir gegen Datenschutzvorgaben verstoßen.
- Du kannst von uns Auskunft verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über dich verarbeiten und zu welchen Zwecken.
- Wenn Daten fehlerhaft oder unvollständig sind, kannst du von uns die Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.
- Du kannst verlangen, dass wir personenbezogene Daten löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder andere berechtigte Gründe einer Löschung entgegenstehen.
- Du kannst verlangen, dass wir dir bestimmte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitstellen oder an einen anderen Dienst übermitteln.
- Du hast das Recht, der Verarbeitung deiner Daten zu widersprechen, wenn wir sie auf ein berechtigtes Interesse stützen und besondere Gründe in deiner Situation vorliegen.
- Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du verlangen, dass wir die Verarbeitung deiner Daten einschränken, etwa während wir eine Beschwerde prüfen.
Um eines deiner Rechte wahrzunehmen, kannst du dich über die im Impressum genannten Kontaktdaten oder unser Kontaktformular an uns wenden. Bitte gib möglichst an, um welches Recht es geht und in welchem Kontext du Celuvantorio nutzt, damit wir deine Anfrage zuordnen können. Wir prüfen jedes Anliegen sorgfältig und beantworten es im Rahmen der gesetzlichen Fristen. Gegebenenfalls bitten wir dich um zusätzliche Informationen, um deine Identität zu bestätigen.
Wie wir Daten schützen
Wir setzen eine Kombination aus technischen und organisatorischen Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Dazu gehören unter anderem verschlüsselte Verbindungen, rollenbasierte Zugriffsrechte, regelmäßige Aktualisierungen der Systeme und kontrollierte Backups. Sicherheitskonzepte überprüfen wir in angemessenen Abständen und passen sie an neue Erkenntnisse und Rahmenbedingungen an. Trotz sorgfältiger Maßnahmen kann jedoch kein System einen vollkommenen Schutz vor allen Risiken bieten.
Technische Maßnahmen
- Verschlüsselung der Datenübertragung zwischen deinem Browser und unseren Servern mittels aktueller Transportverschlüsselung.
- Gesicherte Serverinfrastrukturen mit Zugangskontrollen und Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse.
- Regelmäßige Aktualisierung und Härtung der eingesetzten Systeme, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen.
- Datensicherungen in definierten Intervallen, um die Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit wichtiger Daten zu unterstützen.
Organisatorische Maßnahmen
- Klare Rollen- und Berechtigungskonzepte, damit nur befugte Personen Zugriff auf bestimmte Datenkategorien erhalten.
- Vertraulichkeitsverpflichtungen und Sensibilisierung von Mitarbeitenden, die mit personenbezogenen Daten arbeiten.
- Festgelegte Prozesse für den Umgang mit Anfragen betroffener Personen, etwa zu Auskunft, Berichtigung oder Löschung.
- Dokumentierte Abläufe für den Umgang mit möglichen Datenschutzvorfällen, einschließlich Melde- und Informationspflichten.
Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen. Für Reisekosten- und Buchungsunterlagen gelten in der Regel handels- und steuerrechtliche Fristen, die mehrere Jahre betragen können. Zugriff auf ältere Daten beschränken wir auf die Personen und Funktionen, die sie für Prüfungen oder gesetzliche Pflichten benötigen. Nach Ablauf der Fristen löschen oder anonymisieren wir die Daten nach festgelegten Verfahren.
- Wenn du ein Konto bei Celuvantorio nutzt, verarbeiten wir Profildaten wie Name, geschäftliche Kontaktdaten und Rollen im System.
- Wir erfassen Feedback zu Funktionen, Supportanfragen und Nutzungsverhalten, um unsere Plattform zielgerichtet weiterzuentwickeln.
- Wenn du uns kontaktierst, speichern wir Inhalte deiner Anfrage, Kommunikationskanal und Zeitpunkte, um Rückfragen zu klären.
- Im Rahmen von Reisekostenprozessen verarbeiten wir Beträge, Währungen, Kostenarten und Zuordnungen zu Kostenstellen oder Projekten.
- Wenn du einer Kontaktaufnahme zustimmst, verarbeiten wir Informationen zu deinen Interessen, um dir passende Hinweise zu Funktionen und Neuerungen zu senden.
Konkrete Speicherfristen können je nach Datenkategorie, rechtlichen Vorgaben und vertraglichen Pflichten variieren, maßgeblich sind dabei insbesondere steuer- und handelsrechtliche Anforderungen.
Datenübermittlung in Drittländer
In Einzelfällen kann es vorkommen, dass Dienstleistende, die wir für Hosting, Support oder Analyse einsetzen, Daten in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In solchen Fällen achten wir darauf, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, etwa durch Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete vertragliche Garantien. Wir prüfen diese Grundlagen sorgfältig und dokumentieren sie, damit nachvollziehbar bleibt, auf welcher Basis ein Datentransfer erfolgt. Auf Anfrage informieren wir dich, welche Schutzmechanismen im konkreten Fall eingesetzt werden.
- Einsatz von Standardvertragsklauseln oder vergleichbaren vertraglichen Instrumenten, wenn kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt.
- Sorgfältige Auswahl von Dienstleistenden mit nachweisbaren Datenschutz- und Sicherheitsstandards.
- Prüfung, ob zusätzliche technische Maßnahmen wie Verschlüsselung sinnvoll sind, um Daten bei Übermittlung besonders zu schützen.
- Regelmäßige Überprüfung der rechtlichen Rahmenbedingungen in den betroffenen Ländern und Anpassung der Schutzmechanismen bei Bedarf.
Cookies und ähnliche Technologien
Wir setzen Cookies und ähnliche Technologien ein, um unsere Website und Webanwendung bereitzustellen, zu sichern und nutzerfreundlicher zu machen. Technisch notwendige Cookies sorgen zum Beispiel für eine stabile Anmeldung und Schutz vor missbräuchlichen Anfragen. Optionale Cookies nutzen wir nur mit deiner Einwilligung, etwa für Statistik oder Komfortfunktionen. Details zu Kategorien, Zwecken, Speicherdauern und deinen Wahlmöglichkeiten findest du in unserer Cookie-Richtlinie.
Arten von Cookies
- Essentielle Cookies sorgen dafür, dass du dich sicher anmelden kannst, Formulare zuverlässig funktionieren und deine Sitzung stabil bleibt.
- Performance-Cookies helfen uns zu verstehen, wie häufig bestimmte Seiten besucht werden und welche Funktionen besonders genutzt werden.
- Personalisierungs-Cookies können genutzt werden, um dir Inhalte und Einstellungen anzuzeigen, die besser zu deinem Nutzungsverhalten passen.
- Funktionale Cookies speichern Einstellungen wie Sprache oder bevorzugte Ansichten, um deine Nutzung angenehmer zu gestalten.
Du kannst deine Cookie-Einstellungen jederzeit über das Consent-Banner oder die entsprechende Schaltfläche im Footer anpassen und bereits gesetzte Cookies im Browser löschen.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Rahmenbedingungen ändern, neue Funktionen hinzukommen oder wir Prozesse anders strukturieren. Dabei achten wir darauf, Formulierungen verständlich zu halten und wichtige Änderungen klar hervorzuheben. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website abrufbar. Für produktive Kundenteams informieren wir bei relevanten Anpassungen zusätzlich über geeignete Kommunikationswege.
- Wenn wir wesentliche Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen, informieren wir dich über geeignete Kanäle, etwa in der Webanwendung oder per Hinweis auf der Website.
- Bei Anpassungen, die deine Einwilligungen betreffen, fragen wir dich gegebenenfalls erneut nach deiner Entscheidung, bevor wir neue Zwecke umsetzen.
- Wir dokumentieren frühere Fassungen der Datenschutzerklärung, damit nachvollziehbar bleibt, welche Regelungen zu welchem Zeitpunkt galten.
- In produktiven Kundenumgebungen stimmen wir bei Bedarf zusätzliche Informationswege mit verantwortlichen Stellen ab, um alle betroffenen Personen zu erreichen.
Bitte lies diese Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen erneut, insbesondere wenn du Celuvantorio in einem neuen Kontext oder mit erweiterten Funktionen nutzt.
Fragen und Kontakt
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung deiner Daten kannst du dich an unser Datenschutzteam wenden. Die aktuellen Kontaktdaten findest du im Impressum und auf unserer Kontaktseite. Bitte gib möglichst an, in welchem Kontext du Celuvantorio nutzt, damit wir dein Anliegen zielgerichtet prüfen und beantworten können. Wir bemühen uns um klare, verständliche Antworten auf Augenhöhe.
Celuvantorio
Am Yachthafen 5, 30159 Hannover (Bürocenter Am Yachthafen) Germany
Telefon: +49 30 3428067
E-Mail: content@celuvantorio.sbs
Zuletzt inhaltlich geprüft und aktualisiert wurde diese Datenschutzerklärung am 25. August 2026.
Diese Datenschutzerklärung gilt in der aktuell veröffentlichten Fassung seit dem 25. August 2026.