Servicebausteine für digitales

Leistungen

Unsere Service-Module für deine Reisekostenprozesse

Implementierung und Konfiguration von Celuvantorio

Setup

Wir richten Celuvantorio so ein, dass es zu euren bestehenden Strukturen passt, statt sie zu ignorieren. Dazu analysieren wir aktuelle Reisekostenabläufe, definieren Reisetypen, Kostenarten und Genehmigungswege und übersetzen eure Richtlinien in konkrete Systemeinstellungen. Wir konfigurieren Felder, Pflichtangaben, Rollen und Benachrichtigungen, richten Exporte oder Schnittstellen zu Finanz- und HR-Systemen ein und testen typische Szenarien gemeinsam mit einem Kernteam. Das Ziel ist ein digitaler Prozess, der sich vertraut anfühlt, aber klarer, sicherer und nachvollziehbarer funktioniert als Tabellen und E-Mail-Ketten.

Analyse aktueller Abläufe
Konfiguration von Feldern
Rollen und Genehmigungen
Exporte und Schnittstellen

Begleitete Einführung für alle Beteiligten

Enablement

Damit der Umstieg auf Celuvantorio nicht an Unsicherheit oder fehlender Zeit scheitert, begleiten wir Finance, HR, Führungskräfte und Vielreisende mit praxisnahen Formaten. Wir entwickeln kurze Leitfäden, zeigen anhand echter Reiseszenarien, wie Belege erfasst und Anträge gestellt werden und beantworten typische Fragen zu Richtlinien direkt im Systemkontext. Statt langer Vorträge setzen wir auf fokussierte Sessions, die konkrete Aufgaben durchspielen, von der ersten Reiseplanung bis zur finalen Abrechnung. So entsteht Sicherheit im Umgang mit dem neuen Prozess und weniger Rückfragen im Alltag.

Datenübernahme aus bestehenden Systemen

Migration

Viele Organisationen haben bereits digitale oder halb digitale Reisekostenprozesse, in denen Stammdaten, Projekte oder historische Reisen gespeichert sind. Wir unterstützen dich dabei, relevante Informationen geordnet in Celuvantorio zu überführen. Gemeinsam entscheiden wir, welche Daten sinnvoll migriert werden, wie wir sie bereinigen und strukturieren und welche Informationen besser im Altsystem bleiben. Wir planen Migrationsläufe, führen Tests durch und dokumentieren Annahmen, damit später nachvollziehbar bleibt, wie Daten ihren Weg ins neue System gefunden haben.

Laufende Betreuung und Weiterentwicklung

Optimierung

Nach dem Go-live beginnt die eigentliche Arbeit, denn erst im Alltag zeigt sich, wo Prozesse rund um Reisekosten gut funktionieren und wo noch Reibung entsteht. Wir bieten laufende Unterstützung, von regelmäßigen Review-Terminen über Anpassungen an Masken und Workflows bis zu neuen Auswertungen für Finance und Management. Gemeinsam werten wir Nutzungsdaten und Rückmeldungen aus, identifizieren Engpässe und entwickeln behutsame Verbesserungen. So bleibt Celuvantorio nicht stehen, sondern wächst mit euren Anforderungen, ohne ständig große Projekte zu starten.

So setzen wir Celuvantorio mit euch um

Damit aus Software ein tragfähiger Reisekostenprozess wird, folgen wir einem klaren Ablauf, der Analyse, Konfiguration und Einführung verbindet.

Analyse mit Framework Klarer Reiseweg

Im ersten Schritt analysieren wir eure bestehende Reisekostenwelt mithilfe unseres Frameworks Klarer Reiseweg. Dabei betrachten wir organisatorische, fachliche und technische Aspekte gemeinsam, um ein vollständiges Bild zu erhalten. So erkennen wir Engpässe, Doppelarbeiten und Risiken, bevor wir auch nur eine Einstellung in Celuvantorio ändern. Dieses gemeinsame Verständnis ist die Grundlage für jede weitere Entscheidung im Projekt.

Wir beginnen mit einem strukturierten Workshop, in dem wir eure aktuellen Reisekostenprozesse Schritt für Schritt durchgehen. Dazu gehören Antragswege, Genehmigungen, Belegerfassung, Abrechnung und Archivierung. Wir erfassen, welche Systeme beteiligt sind, wo Medienbrüche entstehen und welche Richtlinien heute gelten. Aus diesen Informationen erstellen wir ein klares Prozessbild, das sowohl Fachabteilungen als auch IT nachvollziehen können.

Konfiguration mit Methode Strukturierte Konfiguration

Im zweiten Schritt setzen wir das Modell in Celuvantorio um und nutzen dazu unsere Methode Strukturierte Konfiguration. Sie hilft uns, Entscheidungen zu dokumentieren, Verantwortlichkeiten zu klären und spätere Anpassungen nachvollziehbar zu halten. Wir testen typische Reiseszenarien gemeinsam mit einem Kernteam und passen Einstellungen an, bis Prozess und System stimmig sind. So entsteht ein belastbarer Zielprozess, der im Alltag funktioniert.

Auf Basis der Analyse modellieren wir euren zukünftigen Reisekostenprozess im System. Wir definieren Reisetypen, Kostenarten, Pflichtfelder und Genehmigungsstufen und übersetzen eure Richtlinien in konkrete Regeln. Parallel legen wir Rollen und Berechtigungen fest, richten Exporte oder Schnittstellen ein und entwickeln Testfälle. In dieser Phase arbeiten wir eng mit Finance, HR und IT zusammen, damit fachliche Anforderungen und technische Möglichkeiten sauber zusammenspielen.

Rollout mit Ansatz Sanfter Rollout

Im dritten Schritt begleiten wir die Einführung mit unserem Ansatz Sanfter Rollout. Er kombiniert klare Kommunikation, gezielte Schulungen und engmaschige Unterstützung in den ersten Wochen. Ziel ist, dass sich Mitarbeitende sicher fühlen, Fragen schnell geklärt werden und der neue Prozess stabil anläuft. Anschließend überführen wir das Projekt in einen kontinuierlichen Verbesserungsmodus mit geplanten Review-Terminen.

Bevor alle Teams umsteigen, planen wir den Rollout in Etappen, oft mit einem Pilotbereich. Wir erstellen kurze, praxisnahe Materialien, führen Sessions für verschiedene Zielgruppen durch und definieren Supportwege für die Startphase. Nach dem Go-live beobachten wir, wie Celuvantorio im Alltag genutzt wird, sammeln Feedback und passen Details an. In regelmäßigen Abständen prüfen wir gemeinsam, ob neue Anforderungen entstanden sind und wie wir sie geordnet integrieren.

Einführung als gemeinsamer Prozess

Implementierung klingt oft nach einem einmaligen Projekt, wir verstehen sie als geordneten Übergang von Belegchaos zu stabilen Abläufen. Zuerst migrieren wir relevante Stammdaten und, wo sinnvoll, ausgewählte historische Reisen, damit du nicht bei null startest. Parallel schulen wir Finance, HR und Vielreisende in kurzen, praxisnahen Sessions, orientiert an echten Reiseszenarien. Nach dem Go-live begleiten wir euch eng, werten Rückmeldungen aus und justieren Masken, Workflows und Exporte nach. So wächst Celuvantorio Schritt für Schritt mit euren Anforderungen, statt nur als starres System eingeführt zu werden.

Warum unsere Services anders sind

Viele Tools können Formulare, aber nur wenige verstehen Reisekostenprozesse im Detail, wir verbinden spezialisierte Funktionen mit einem klaren Einführungsansatz.

Fokus Reisen

Celuvantorio

Wir konzentrieren uns vollständig auf digitale Reisekostenprozesse, kombinieren Software, Struktur und Begleitung.

Transparente Pakete

End-to-End Prozess

Wir bilden komplette Reisekostenprozesse ab, von Belegfoto bis Export, mit klaren Rollen, Prüflogiken und Audit-Trail.

Fachliche Begleitung

Wir kombinieren spezialisiertes Reisekostenwissen mit strukturierter Einführungsmethodik und laufender Prozessbegleitung.

Integrierte Richtlinien

Wir integrieren Richtlinien direkt ins System, statt sie nur als Dokument bereitzustellen, inklusive Prüfungen im Alltag.

Nachvollziehbarkeit

Wir achten besonders auf nachvollziehbare Rollen, revisionssichere Ablage und transparente Historien je Reise.

Generisches Tool

Allgemeine Projektsoftware mit einfachen Formularen, wenig spezialisierter Logik für Reisekosten.

Paketpreis

End-to-End Prozess

Wir bilden komplette Reisekostenprozesse ab, von Belegfoto bis Export, mit klaren Rollen, Prüflogiken und Audit-Trail.

Fachliche Begleitung

Wir kombinieren spezialisiertes Reisekostenwissen mit strukturierter Einführungsmethodik und laufender Prozessbegleitung.

Integrierte Richtlinien

Wir integrieren Richtlinien direkt ins System, statt sie nur als Dokument bereitzustellen, inklusive Prüfungen im Alltag.

Nachvollziehbarkeit

Wir achten besonders auf nachvollziehbare Rollen, revisionssichere Ablage und transparente Historien je Reise.

Manuelle Lösung

Manuelle Abläufe mit Tabellen, E-Mails und Papierordnern für Reisekosten.

Versteckte Zeit

End-to-End Prozess

Wir bilden komplette Reisekostenprozesse ab, von Belegfoto bis Export, mit klaren Rollen, Prüflogiken und Audit-Trail.

Fachliche Begleitung

Wir kombinieren spezialisiertes Reisekostenwissen mit strukturierter Einführungsmethodik und laufender Prozessbegleitung.

Integrierte Richtlinien

Wir integrieren Richtlinien direkt ins System, statt sie nur als Dokument bereitzustellen, inklusive Prüfungen im Alltag.

Nachvollziehbarkeit

Wir achten besonders auf nachvollziehbare Rollen, revisionssichere Ablage und transparente Historien je Reise.

Services, die deinen Reisekostenprozess wirklich tragen

Unsere Services rund um Celuvantorio sind modular aufgebaut, damit du genau die Unterstützung bekommst, die du brauchst, ohne dich in unnötigen Projektschleifen zu verlieren. Wir starten mit einer strukturierten Bestandsaufnahme deiner Reisekostenprozesse, erfassen typische Reisetypen, Genehmigungswege und Datenflüsse. Daraus leiten wir ein Konfigurationskonzept ab, das Belegerfassung, Richtlinien, Freigaben und Exporte abdeckt. Je nach Bedarf übernehmen wir auch Datenmigration, Testszenarien und begleitende Kommunikation an Vielreisende. Nach dem Start begleiten wir euch mit regelmäßigen Review-Terminen, um Einstellungen zu schärfen und neue Anforderungen kontrolliert aufzunehmen.

Ist-Analyse und Zielbild für Reisekostenprozesse

Wir starten mit einem strukturierten Gespräch, in dem wir eure aktuelle Reisekostenlandschaft aufnehmen, von Formularen und Tabellen bis zu bestehenden Richtlinien. Gemeinsam definieren wir Ziele, zum Beispiel klarere Genehmigungswege, bessere Belegqualität oder nachvollziehbare Auswertungen. Daraus entsteht eine grobe Roadmap, welche Module von Celuvantorio und welche Servicebausteine für euch relevant sind. So vermeiden wir, dass Funktionen eingeführt werden, die im Alltag niemand wirklich braucht.

1 bis 2 Wochen

Ist-Analyse und Zielbild für Reisekostenprozesse

1 bis 2 Wochen

Konfiguration, Integration und Tests

Auf Basis der Analyse konfigurieren wir Celuvantorio so, dass Reisetypen, Kostenarten, Richtlinien und Genehmigungswege zu euren Strukturen passen. Wir legen Rollen und Berechtigungen fest, definieren Pflichtfelder und richten Exporte oder Schnittstellen zu Finanz- und HR-Systemen ein. In enger Abstimmung mit euch testen wir typische Reiseszenarien, passen Formulare und Prüfregeln an und bereiten Schulungsunterlagen vor. Ziel ist ein System, das sich vertraut anfühlt, aber deutlich strukturierter arbeitet.

2 bis 4 Wochen

Konfiguration, Integration und Tests

2 bis 4 Wochen

Rollout, Begleitung und laufende Optimierung

Zum Start führen wir Celuvantorio gestaffelt ein, oft mit einem Pilotbereich, bevor alle Teams umsteigen. Wir begleiten Schulungen für Finance, HR, Führungskräfte und Vielreisende, beantworten Fragen und sammeln Rückmeldungen aus dem Alltag. In den ersten Wochen nach dem Go-live stehen wir für kurze, fokussierte Anpassungen bereit, etwa bei Masken, Erinnerungen oder Auswertungen. Anschließend wechseln wir in einen ruhigen Betriebsmodus mit vereinbarten Review-Terminen, in denen wir gemeinsam Optimierungspotenziale identifizieren.

laufend vereinbart

Rollout, Begleitung und laufende Optimierung

laufend vereinbart

Welche Services passen zu eurem Team

Jede Organisation reist anders, mal stehen Projekttermine im Vordergrund, mal Servicetouren oder Konferenzen. In einem gemeinsamen Gespräch klären wir, wie eure aktuelle Reisekostenwelt aussieht, welche Systeme beteiligt sind und wo heute die meiste Zeit verloren geht. Auf dieser Basis skizzieren wir, welche Servicebausteine sinnvoll sind, vom kompakten Setup für kleinere Teams bis zu gestuften Rollouts mit mehreren Standorten. Wir sprechen offen über Aufwand, Zuständigkeiten und typische Stolpersteine, damit du realistisch einschätzen kannst, was auf euch zukommt. So entsteht ein Setup, das zu eurer Größe, euren Richtlinien und euren Zielen passt.

Gespräch planen

DSGVO-orientiert

Rollenbasiert

Dokumentiert

Partnerschaftlich